Organizacija evenata

Naputci koje bi svaki event manager trebao slijediti

Event management je jedan od najstresnijih poslova. Nema dovoljno sati u danu i nešto će uvijek poći po krivu – to znaju svi event manageri. U nastavku vam donosimo savjete kako da vam svaki projekt prođe što bezbolnije, ali i vrijeme između njih.

Organizirajte svoje vrijeme i radni prostor

Stvaranje dobrih i produktivnih navika je temelj svakog dobro organiziranog i sretnog event managera. Strukturirajte svoj dan, uvedite red na uredskim stolovima i nađite vrijeme za male pauze! Ponekad i pauza od 15 sekundi može učiniti čudo za kreativnost i produktivnost. Uz navedeno, svakako ostavite nešto vremenskog prostora u rasporedu za nepredviđene situacije i last-minute sastanke.

Držite se budžete

Rađenje troškovnika i ostajanje unutar okvira je jedna od najtežih zadaća event managementa. Niti jedan event manager ne voli ograničenja koja će ga sputati u ostvarenju njegovih ciljeva, ali ta ista ograničenja će ga natjerati da bude kreativan. Koristite raznu tehnologiju koja vam je na raspolaganju, dobar stari Excel ili papir – nije bitno! Bitno je da se držite u okviru zadanog, bez obzira radi li se o projektu ili o vašem vlastitom poslovanju i poštediti ćete se barem jedne brige koja će vas držati budnima noću.

Odaberite pouzdane dobavljače

Najviše stresa na dan eventa pridonosi činjenica da kao event manager imaš 300 različitih dobavljača koji će doći u isto vrijeme na lokaciju gdje se održava event, a od tebe će se očekivati da se kloniraš i sve prekontroliraš u isto vrijeme. Iz tog razloga, treba imati pouzdane dobavljače kojima vjeruješ i za kojima nećeš morati dva puta provjeravati stvari koje se podrazumijevaju.

Minimizirajte promjene u zadnji čas

Kod organizacije eventa podrazumijeva se da ćete u isto vrijeme morati raditi s više interesnih skupina – klijentom, dobavljačima, sponzorima, izvođačima, cateringom… Bitno je unaprijed postaviti jasne rokove i ciljeve. Tako će se smanjiti nepotrebne izmjene u zadnji čas koje će samo prouzročiti glavobolje svima navedenima.

Napravite listu petominutnih zadataka

Uvijek postoje zadatci koji se mogu napraviti u kratkom roku. Napravite listu takvih zadataka i držite je u blizini. Svaki put kad uhvatite vremena, ispunite jedan ili dva zadatka s liste. Takve liste će vas podsjećati na zadatke koji su dovoljno mali da ih slučajno zaboravite u masi velikih stvari koje morate napraviti prije eventa.

Uvijek pitajte feedback

I na kraju, nešto što se u zadnje vrijeme dosta spominje. Uvijek pitajte za feedback! Iako mislite da je vaš event prošao bez greške, uvijek postoji možda mali prozor za napredak. Nakon eventa pitajte klijente, ili ako ste u mogućnosti uzvanike, kako im je bilo na vašem eventu, ima li nešto što bi poboljšali ili unaprijedili. Ponekad tako dobivate neke savjete koji kasnije ispadnu zlata vrijedni!