Kod planiranja svakog eventa postoje bitne stvari koje niti jedan event manager ne smije zaboraviti poput cateringa, izvođača, dekoracija, lokacije eventa ili produkcije koji su obično u prvom planu. Niže vam donosimo listu stvari koje nekad nisu u primarnom planu ali ako obratite pažnju na njih, to pokazuje klijentu da se može osjećati dobrodošlo, fokusirano na saržaj i opušteno.
Vrijeme
Obratite pažnju u koje doba godine radite event. Ukoliko je ljeto, to znači da je velika vjerojatnost da će biti vruće. Inkorporiranje ventilatora, rashladnih uređaja ili maglice koja hladi u dekoraciju eventa može učiniti puno. Po zimi je naravno logično da ćete učiniti sve da se vaši uzvanici ne smrzavaju nego da im bude ugodno i toplo, te da požele ostati što duže.
Lokacija
Kod razmišljanja o lokaciji, razmišljajte i o fleksibilnosti kod posjetitelja i svakom uzroku koji ih može odmaknuti od uživanja u eventu ili natjerati ih da odu zbog nepredviđenih uzroka. U ljetnim mjesecima nedajte da ih komarci otjeraju – imajte sprej protiv komaraca. Ako ste na plaži – imajte set rezervnih japanki u više veličina ukoliko posjetiteljice nose štikle.
Dopustite svojim gostima da se povežu i napune
Iako je ponekad potrebno odmaknuti se od uređaja i isključiti se, postoje eventi na kojima to baš i nije opcija. Za takve varijante pobrinite se da imate prijenosne pointove za punjenje mobitela, te da lokacija na kojoj se nalazite ima dobar signal i Wi-Fi vezu kojom se vaši posjetitelji mogu koristiti.
Hrana i piće
Znate li nekoga tko ne voli finu hranu i piće? Ni ja! Ponekad odlična hrana event managerima pomogne da srednje-dobar event postane odličan i onaj o kojem se dugo priča. Naravno, i onaj na koji se želi sljedeći put otići. Kad planirate jelovnik, pobrinite se da za svakoga ima ponešto. Red slano, red slatkog i red zdravog uvijek su dobra kombinacija koja pokriva sve zahtjeve gostiju.
Udobnost kod sjedenja
Ukoliko imate event na kojem se sjedi, obratite pažnju na detalje – jesu li stolice udobne, koliko prostora ima između svakog posjetitelja kad sjedne, širina stolca i stola kako biste odredili broj ljudi koji će sjediti za svakim stolom. Čini se kao previše detaljiziranja, ali je ono potrebno kako bi vaši eventi bili podignuti na stepenicu više u odnosu na tuđe.
Uključivanje svih 5 osjetila
Misris je snažno osjetilo koje se većinom zapostavlja kod planiranja evenata. Svi se fokusirao na izgled ili okus, ali ponekad to nije dovoljno. Pobrinite se da vaš event obuhvati i aktivira sva osjetila kako bi se probudile prave emocije kod vaših gostiju.
Vrećica s poklonima
Ponekad se čini kao očit izbor, ali stvarno je lako pogriješiti kod odabira sadržaja vrećice. Fokusirajte se na one poklone koji će se kasnije zapravo stvarno koristiti, a izostavite one koji će ugledati prvu kantu za smeće. Voda, prijenosni punjač ili zdrave grickalice dobar su početni izbor ako želite da vaš sadržaj vrećice bude dobro iskorišten.
