fbpx
Organizacija evenata

7 područja o kojima svaki event manager treba razmišljati kod organizacije evenata

Kod planiranja svakog eventa postoje bitne stvari koje niti jedan event manager ne smije zaboraviti poput cateringa, izvođača, dekoracija, lokacije eventa ili produkcije koji su obično u prvom planu. Niže vam donosimo listu stvari koje nekad nisu u primarnom planu ali ako obratite pažnju na njih, to pokazuje klijentu da se može osjećati dobrodošlo, fokusirano na saržaj i opušteno.

Vrijeme

Obratite pažnju u koje doba godine radite event. Ukoliko je ljeto, to znači da je velika vjerojatnost da će biti vruće. Inkorporiranje ventilatora, rashladnih uređaja ili maglice koja hladi u dekoraciju eventa može učiniti puno. Po zimi je naravno logično da ćete učiniti sve da se vaši uzvanici ne smrzavaju nego da im bude ugodno i toplo, te da požele ostati što duže.

Lokacija

Kod razmišljanja o lokaciji, razmišljajte i o fleksibilnosti kod posjetitelja i svakom uzroku koji ih može odmaknuti od uživanja u eventu ili natjerati ih da odu zbog nepredviđenih uzroka. U ljetnim mjesecima nedajte da ih komarci otjeraju – imajte sprej protiv komaraca. Ako ste na plaži – imajte set rezervnih japanki u više veličina ukoliko posjetiteljice nose štikle.

Dopustite svojim gostima da se povežu i napune

Iako je ponekad potrebno odmaknuti se od uređaja i isključiti se, postoje eventi na kojima to baš i nije opcija. Za takve varijante pobrinite se da imate prijenosne pointove za punjenje mobitela, te da lokacija na kojoj se nalazite ima dobar signal i Wi-Fi vezu kojom se vaši posjetitelji mogu koristiti.

Hrana i piće

Znate li nekoga tko ne voli finu hranu i piće? Ni ja! Ponekad odlična hrana event managerima pomogne da srednje-dobar event postane odličan i onaj o kojem se dugo priča. Naravno, i onaj na koji se želi sljedeći put otići. Kad planirate jelovnik, pobrinite se da za svakoga ima ponešto. Red slano, red slatkog i red zdravog uvijek su dobra kombinacija koja pokriva sve zahtjeve gostiju.

Udobnost kod sjedenja

Ukoliko imate event na kojem se sjedi, obratite pažnju na detalje – jesu li stolice udobne, koliko prostora ima između svakog posjetitelja kad sjedne, širina stolca i stola kako biste odredili broj ljudi koji će sjediti za svakim stolom. Čini se kao previše detaljiziranja, ali je ono potrebno kako bi vaši eventi bili podignuti na stepenicu više u odnosu na tuđe.

Uključivanje svih 5 osjetila

Misris je snažno osjetilo koje se većinom zapostavlja kod planiranja evenata. Svi se fokusirao na izgled ili okus, ali ponekad to nije dovoljno. Pobrinite se da vaš event obuhvati i aktivira sva osjetila kako bi se probudile prave emocije kod vaših gostiju.

Vrećica s poklonima

Ponekad se čini kao očit izbor, ali stvarno je lako pogriješiti kod odabira sadržaja vrećice. Fokusirajte se na one poklone koji će se kasnije zapravo stvarno koristiti, a izostavite one koji će ugledati prvu kantu za smeće. Voda, prijenosni punjač ili zdrave grickalice dobar su početni izbor ako želite da vaš sadržaj vrećice bude dobro iskorišten.