U trenucima kad pandemija divlja i svakog dana izbacuje nove zastrašujuće brojke, odlučili smo se za ovaj članak kako bi pomogli event managerima sa sigurnosnim rješenjima. Znamo da su trenutno vremena zaista neizvjesna i klijenti prestrašeni, zato vam donosimo nekoliko savjeta za koje se nadamo da će vam pomoći:
1. Jasno priopćite sigurnosne mjere—ali nemojte natjerati sudionika samo o njima razmišljaju.
Vaši sudionici i vaše osoblje moraju znati da se njihova sigurnost shvaća ozbiljno. Postoji tanka granica između komuniciranja sigurnosnih mjera, ali i ne činiti ih jedinom stvari koju sudionik vidi kad pogleda pozivnicu za događaj, web stranicu ili marketinški materijal.
2. Budite dosljedni svojim porukama.
Bez obzira na to imate li odredišnu stranicu na web-stranici ili šaljete pozivnice gostima e-mailom, ključno je da poruke koje naglašavaju sigurnosne mjere budu dosljedne u cijelosti. Dijeljenjem bilo koje informacije prije događaja, također će pomoći u procjeni interesa potencijalnih posjetitelja i pružiti im samopouzdanje da prisustvuju-posebno kada se podijele mjere opreza i koraci koji će se poduzeti tijekom događaja kako bi se osigurala sigurnost gostiju.
3. Jasno dajte do znanja da slijedite sve zakone i smjernice HZJZ-a
Važan način da se gosti osjećaju samouvjereno? Pokažite da ste u tijeku sa svim najnovijim mjerama i zahtjevima za maske i ograničenjima kapaciteta. Ovo će svakako pomoći vašim posjetiteljima da se osjećaju sigurno na vašem eventu.
4. Provjerite jesu li sudionici svjesni svih postupaka provjere prije nego što se registriraju.
Bez obzira na to trebate li dokaz o cjepivu, brze testove na COVID-19 i/ili zdravstvene upitnike i provjere temperature, pobrinite se da sudionici to odmah znaju kako bi mogli odrediti što im odgovara – i na što su spremni. Na taj način, ako se netko prijavljuje, neće ulaziti s pogrešnom pretpostavkom o tome što će morati dokazati kada stignu na lokaciju i neće to morati dokazivati unaprijed.
5. Imajte podsjetnike na licu mjesta o sigurnosnim mjerama.
Komunikacija o sigurnosnim mjerama ne prestaje kad sudionici dođu na mjesto eventa. Gosti vjerojatno žele vidjeti oznake za ulaz i prijavu koje dodatno ocrtavaju sigurnosne mjere, kao i dodatne oznake koje ukazuju na prometne obrasce, podsjetnike za maske ili zahtjeve za socijalno distanciranje prema potrebi. Oznake na licu mjesta trebaju biti jasne, ali ne agresivne. Sudionik se ne bi trebao osjećati kao da ulazi u militariziranu bolničku zonu – podsjetnik je da smo na vrhu svega ovoga, ovo su stvari koje trebate znati, a ako želite više informacija, evo ih i ovdje kako ga pronaći.”
6. Razmislite o tome da sudionicima date način da prijave aktivnosti na licu mjesta koje im ne odgovaraju.
Predlažemo postavljanje neke vrste poziva na akciju na natpisima. „Recite: ‘Ako vidite nešto zbog čega vam je neugodno, pošaljite nam poruku na ovaj broj’, a to je ili generički tekst koji ide svima od osoblja ili ide određenoj osobi koja tada može otići u to dio na eventu i vidjeti može li se nešto učiniti po tom pitanju.
7. Sigurnosne mjere ne prestaju samo zato što je događaj gotov.
Važno je ostati u kontaktu sa sudionicima, posebno imati koordiniran komunikacijski plan za ako netko nakon skupa bude pozitivan na testu na COVID-19. Ali također razmislite o provođenju ankete nakon događaja o tome kako se sudionici osjećaju o sigurnosnim protokolima. Dodatni bonus? Možete upotrijebiti te rezultate – kao da se, recimo, 89% ljudi osjećalo ugodno na vašem posljednjem događaju – u marketingu budućih okupljanja.
