Evo zabavne vježbe. U mislima se vratite na početak 2020. godine i zamislite da su vam rekli ovo: Događaj koji ćete organizirati krajem ove godine ili sljedeće uključivat će više lokacija istovremeno s virtualnom publikom u nekoliko vremenskih zona, kombinaciju prethodno snimljenog sadržaja i prezentacija uživo, te određenu suradnju između publike na lokaciji i online publike, ali također i odvojene mogućnosti umrežavanja za svaku publiku.
Vjerojatno biste se nasmijali i rekli: „Hm, naravno. Ući ću u svoj vremenski stroj i sve to ostvariti. “
Premotajte unaprijed i vidjet ćete da se takvi događaji zapravo odvijaju upravo u tom istom vremenskom roku. Zahvaljujući pandemiji Covid-19, MICE industrija imala je otprilike pet godina tehnološkog napretka stisnutog u posljednjih 12 mjeseci.
Dobra vijest je da većina hibridnih sastanaka ne zahtijeva stupanj sofisticiranosti kao gornji primjer. Zapravo, hibridni događaj mogao bi uključivati jednostavno okupljanje moderatora i male publike na lokaciji, čiji bi se sadržaj pružao i virtualnoj publici. No u budućnosti bi moglo biti puno više ljudi koji se okupljaju na više mjesta za jedan događaj. Svaka grupa uživo i oni koji virtualno pohađaju event mogu doživjeti isti sadržaj. Međutim, između sesija, osobno umrežavanje i suradnja mogu biti u središtu pozornosti. Zapravo, kako značajke umrežavanja na platformama virtualnih događaja postaju pristupačnije, online polaznici sada imaju sve veće mogućnosti za bolji networking – korist koja je nekada bila isključivo rezervirana za fizički događaj.
Prelazak na format hibridnog sastanka znači više posla za event managere. Svaki segment polaznika dobiva nešto drugačije od događanja, tako da morate drugačije upravljati projektom.
Kada gradite plan hibridnih sastanaka – ako iskustvo učinite previše fizički orijentiranim, tada razvodnjujete iskustvo virtualnih polaznika. Suprotno tome, ako ga pretvorite u virtualno orijentirano, razrijedit ćete fizičko iskustvo. Hibridni event ne može biti samo prijenos uživo od osam sati – online sudionici to nikad ne bi odslušali. Način razmišljanja za stvaranje zanimljivog iskustva mora se promijeniti i prilagoditi svim skupinama posjetitelja.
Da bi zadovoljili svu publiku na događanju, planeri trebaju stvoriti dva različita iskustva, osobno i online, gdje se isti sadržaj ne prikazuje uvijek objema publikama. U takvim je slučajevima ključno ugraditi nekoliko vrhunskih trenutaka koji su istovremeno prilagođeni obje skupine, kao što su prezentacije i kratke grupne sesije – prilike da se dvije publike okupe anketiranjem u stvarnom vremenu koje vodi smjer sesije ili sesije pitanja i odgovora.
Još jedan bonus savjet – kad god možete, snimite sesije prije nego što ih predstavite virtualnoj publici; to gotovo uvijek uspije i još uvijek možete voditi pitanja i odgovore uživo s moderatorom kada emitirate.
