Organizacija evenata,  Riznica_znanja

Eventi u doba COVID-19

U ovo doba kad je gospodarstvo u potpunosti pogođeno korona virusom, sa sigurnošću možemo reći kako je naša branša jedna od onih koje su na značajnom udaru. Svi ćemo osjetiti posljedice, dapače, već ih osjećamo pošto su eventi otkazani a mi smo svi dobili prisilni godišnji koji si svakako u ovo oba ne bi priuštili. Dio nas ima i sve one zadatke na to-do listama koje nikako nismo stizali obaviti do sad i bili su nam nekako sekundarni u moru drugih zadataka. Sada su i oni došli na red. Iz iskustva mogu reći da takvih zadataka nema malo, što u privatnom, što u poslovnom okruženju.

Upravo zato sam se odlučila ovih nekoliko tjedana pomaknuti teme organizacije evenata, te napisati seriju članaka na aktualnu temu, u ovo vrijeme kad nam je posao doslovno stao u jednom danu i kad jednostavno ne znamo do kad će potrajati cijela ova situacija.

Danas bih voljela krenuti od teme odgode evenata. Odgoda evenata ne mora zapravo uopće biti loša stvar. Istina da ste suočeni s brojnim nepoznanicama koje, budimo iskreni, nama event managerima stvaraju glavobolje, ali odgodom eventa imate priliku poboljšati neke njegove dijelove, odgoda vam daje vremena da dođete s novim i boljim idejama, a možda vam treba i više vremena za oglašavanje? Koji su bitni koraci kod odgađanja eventa?

  1. Obavijestite sve o odgodi – obavijestite sve sudionike, sponzore, dobavljače, partnere, medije i sve one koji potencijalno imaju veze s vašim eventom o odgodi što prije
  2. Definirajte novi termin održavanja eventa – ovo je zasigurno jedna od najvećih nepoznanica, ali je stvar koja se mora na vrijeme definirati. Ako ste već i odgodili event, ponudite svima alternativni datum
  3. Poradite na izmjenama – zasigurno će se dogoditi da ne mogu svi doći na vaš event, lokacija je možda zauzeta u novom terminu, vaši dobavljači imaju dogovoren drugi posao… Saznajte sve takve bitne informacije na vrijeme i prilagodite ih novom terminu
  4. FAQ – kod bilo kakve vrste izmjena, dogoditi će se situacije u kojima će sudionici ili bilo koji drugi partneri imati dodatna pitanja. Kako biste smanjili vrijeme koje vam je potrebno za odgovore na sve mailove, sastavite listu najčešćih pitanja te budite spremni na sve. Objavite ih putem web-a, društvenih kanala ili ih pošaljite u mailu u kojem šaljete i obavijest o otkazivanju
  5. Ostanite prisutni – to što ste otkazali ne znači da nestajete i da se više ne priča o vašem eventu. Upravo suprotno! Angažirate sudionike, upoznajte ih s govornicima, angažirajte govornike da se povežu sa sudionicima kroz kratke videe – opcije su brojne! Ovu priliku svakako treba iskoristiti kako biste stvorili bolji i prepoznatljivi brend ali i zajednicu kojoj će se sudionici uvijek vraćati.

I ne zaboravite, i u ovim trenucima postoji ono nešto dobro što možemo iskoristiti u svoju korist umjesto da sjedimo kod kuće i razmišljamo koliko nam je posao pogođen ovom situacijom na koju nismo mogli utjecati.