Iskrenost, fleksibilnost i snažan rezervni plan ključni su za održavanje zadovoljstva klijenata tijekom nedostatka radne snage, problema s lancem opskrbe i drugih izazova povezanih s pandemijom u industriji događanja.
Između nedostatka osoblja i radne snage, lokalnih ograničenja vezanih uz pandemiju i problema s opskrbnim lancem, klijenti možda neće dobiti sve što žele na svojim događajima ovih dana. I dok se organizatori događaja kreću ovim novim, novim normalnim stanjem, može biti teško mirno navigirati i komunicirati te zastoje na način koji klijente čini sretnima.
Očekivanja su sve u poslu s događanjima, a kad smo mi ti koji ih postavljamo, važno je zapamtiti da su ona pod našom kontrolom. Dakle, kako točno kontrolirate ta očekivanja — a istovremeno organizirati događaj iz snova svojih klijenata? Odgovore na ova pitanja donosimo vam kroz seriju od 3 članka.
1. Nemojte umanjivati probleme—i odvojite vrijeme da temeljito komunicirate o svim izazovima.
Iskrenost je uvijek najbolja politika. Kad nismo u mogućnosti ispuniti klijentovu ‘želju’, bez obzira na to koliko je velika ili mala, jasno trebamo objasniti zašto je ne možemo ispuniti, a zatim predstaviti dvije do tri alternative koje će nam omogućiti da postignemo potpuno isti rezultat. U cjelini, većina klijenata razumije da postoji dodatna problematika oko organizacije evenata u ovim trenucima i cijene kreativna alternativna rješenja izvan okvira koja predstavljamo.
Uz iskrenost i transparentnost, ključno je i obrazovanje. Kad razmislimo o tome što klijent želi, treba, kakvi su naši uvjeti za ispunjenje želja i potreba, što klijentima više možemo objasniti, što bolje možemo educirati zašto nam je potrebno ono što nam treba, lakše su naše interakcije kada je u pitanju konačno iskustvo.
Posljednja, ali ne i najmanje bitna stvar je – očekujte neočekivano i budite otvoreni prema stvarnosti. Možda je teško doći do određenih namirnica i pića, transporta, materijala svih vrsta i to ne shvaćate uvijek dok sami ne otkrijete. Održavajte dosljednu i transparentnu komunikaciju sa svojim klijentom tijekom procesa planiranja, bez obzira na probleme i prepreke koje vam se nađu na putu.
2. Počnite upravljati očekivanjima tijekom prve interakcije s klijentom.
Lakše je postaviti očekivanja od prve interakcije s klijentom nego dopustiti klijentu da donese svoju listu želja, a zatim treba objasniti što je, a što nije moguće. Kroz sam proces, zasigurno će se dogoditi male izmjene, pogotovo u cijeni, stoga je uvijek dobro transparentno takve stvari komunicirati s klijentom. Također, bitno je na samom početku poslovne suradnje postaviti jasna pravila, kao i upute o cijelom procesu kako bi se klijent osjećao uključenim, te kako ne bi došlo do većih problema, uzevši u obzir svakodnevne promjene na svjetskoj razini.
3. Uvijek imajte detaljan rezervni plan—ili četiri.
COVID-19 je značio nagle, iznenadne promjene i ponovljene promjene, a gotovo svaki put kada smo pomislili da smo „spašeni“, još jedan neuspjeh. Planovi B, C, D i E uvijek bi trebali biti detaljni kao i plan A. Ako postoji ikakva šansa da će klijentu trebati nešto drugo za event, organizatori moraju biti spremni brzo se okrenuti, vješto i lako. Još jedna važna napomena? Želite da vaše alternativne rute izgledaju jednako privlačno i uzbudljivo kao i glavna cesta.
