Iskrenost, fleksibilnost i snažan rezervni plan ključni su za održavanje zadovoljstva klijenata tijekom nedostatka radne snage, problema s lancem opskrbe i drugih izazova povezanih s pandemijom u industriji događanja. Upravo zato smo odlučili napisati seriju članaka koji će vam dati savjete kako možete upravljati očekivanjima klijenata od samog početka organizacije.
U prošlom članku smo naveli prva 3 savjeta – iskrenost i edukacija, upravljanje očekivanje od samog starta, te kreiranje alternativnih planova. Ovog tjedna donosimo još 3 dodatna savjeta:
1. Pripremite se da prilagodite svoje vremenske rokove.
Ukoliko se nešto učini na vrijeme, vjerujte nam, isplativije je. Em štedite vrijeme koje vam je prijeko potrebno u kasnijoj fazi, em su uštede na budžetu zamjetne.
Sve, od definiranja programa preko cijena kotizacija do uvijek prisutnog utjecaja lanca opskrbe/nedostatak radne snage na razini usluga, potrebno je revidirati i više puta tokom samog procesa planiranja. To znači da bi ciklus planiranja trebao biti malo duži i dublji. Banalan primjer – nešto tako jednostavno kao što je posluživanje na licu mjesta sada može potrajati satima. Pošiljke mogu kasniti; zalihe mogu nestati. … Ostati usredotočen na ono što možemo kontrolirati, planiranje unaprijed što je moguće bolje za ono što ne možemo i bliska suradnja s našim klijentima kako bismo osigurali da zajedno pronađemo uspješna rješenja čini se najboljom formulom u ovom trenutku.
2. Razmislite o prilagođavanju ugovora i proračunskih planova.
Učinite ugovore fleksibilnijim koliko god možete, a da ne budete nepravedni prema sebi ili klijentu. Ovo je definitivno vrijeme kada višu silu treba dopuniti, dajući odgovor na pitanje ‘i što onda?’ kada se bilo koji dio ugovora ne može ispuniti. Na primjer, ako glavni govornici više ne mogu putovati na događaj, plan B ili C može značiti prethodno snimanje poruke ili govora.
Također, bilo bi dobro odvojiti dio budžeta koji je predviđen za neplanirane dodatne troškove za koje klijent neće morati izdvajati dodatan novac. Vjerujte nam, klijenti će vam biti zahvalni.
3. Uvijek planirajte backup.
U slučaju bilo kakvih kvarova u lancu opskrbe, klijentima treba objasniti da je otvorenost za više opcija i fleksibilnost s konačnim teksturama, papirima ili bojama najbolji način da dobijete ono što želite i na vrijeme za svaku događaj.
Zasigurno je najuspješnija strategija predstavljanje više opcija klijentu i rezerviranje ili čak kupnja rezervnog zaliha, dok je također objašnjavanje klijentima koji imaju prostora u svom proračunu da zadrže više dobavljača ili rezerviraju više usluga bolje kad je alternativa da se ostane bez svega.
