Odabir prave platforme za domaćin vaše virtualne ili hibridne konferencije ključna je odluka. Organizatori konferencija ne traže samo platformu, već pouzdanog partnera koji razumije njihove prioritete. U nastavku vam donosimo nekoliko savjeta, trendova i pitanja koja treba razmotriti:
Jedan event ili više njih?
Iako neke organizacije šalju brief i upit na jedan event, pametnije je tražiti partnera za buduću suradnju. Dugoročni pristup znači da osoblje mora naučiti samo jedan sustav i organizacija može iskoristiti blagodati agregiranja sadržaja na jednoj platformi. Definitivno je efikasnije, zar ne?
Integracija i hibridni potencijal
Iako neke agencije traže cjelokupno rješenje, postoje i druge koje žele većinu aspekata konferencije imati u svojoj kontroli (upravljanje sažecima, registraciju, bazu podataka članova). To je u redu – vaša platforma ne treba raditi sve; samo se treba dobro slagati s postojećima i učiniti vam posao lakšim. Vaš upit trebao bi dobavljačima jasno objasniti što radite i trebate, a što ne trebate, te bi također trebao otkriti je li dostupna integracija sa postojećim sustavima (poput jedinstvene prijave i API potencijal).
Značajke i popravci
Za svaki događaj u svom portfelju navedite procijenjeni broj sudionika, izlagača, sponzora i predavača. Također je korisno u kratko sastavitii vašu viziju programa (ili pružiti primjer iz prethodne godine), uključujući detalje poput broja sesija uživo, unaprijed snimljenih sesija ili sesija na zahtjev, umrežavanje i broj break out soba, itd. Navedite specifične tehnološke zahtjeve u Excel-ovom radnom listu pod naslovima „must have“, „nice to have“ i „optional“, sa stupcem za odgovore partnera. Ovaj format omogućuje jednostavnu usporedbu na različitim platformama i pomaže pri vaganju relativnih troškova za premium elemente.
Upoznajte svoju publiku
Konferencija namijenjena znanstvenim istraživačima i virtualni glazbeni festival zahtijevaju potpuno različita korisnička iskustva. Bez obzira na vaš fokus, jednostavno, elegantno korisničko sučelje stvara vrhunsko iskustvo, veći angažman polaznika i manje glavobolje organizatora.
Usluga i podrška
Razumijevanje dostupnosti i ograničenja vašeg internog tima ključno je pri razvoju briefa. Čime ćete upravljati i što očekujete od partnera? Da li se pruža podrška u svim fazama ili samo tijekom postavljanja? “Generalne probe” ili rani pristup platformi mogu biti važan uvjet. Slično tome, imati partnera koji pruža podršku ne samo organizatorima konferencija, već i govornicima, sponzorima i polaznicima moglo bi biti od presudnog značaja za uspjeh jer to stvara manji pritisak na mali interni tim.
Filozofija cijena
Lakše je usporediti prijedloge platformi kada su vam ponuđene cijene u određenom formatu, recimo po sudioniku, po eventu ili po sesiji. Također je korisno pružiti potencijalnim partnerima uvid u to kako ćete financirati troškove platforme. Korisno je i zatražiti što je moguće detaljnije određivanje cijena. Ponekad premium elementi koji su bili “must have” postaju manje atraktivni kad imaju cijenu.
Reference, reference, reference
Kao i kod mnogih velikih odluka, referenca je ključna. Zatražite reference od organizacija sličnih veličina i opsega, ako je moguće. Pojedinci koji su već surađivali s nekom dobavljačem mogu vam biti najbolji izvor smjernica, posebno u finalnim rundama odlučivanja.
