fbpx
Online i hibridni eventi,  Riznica_znanja

7 koraka kako do uspješnog briefinga za online platformu

Odabir prave platforme za domaćin vaše virtualne ili hibridne konferencije ključna je odluka. Organizatori konferencija ne traže samo platformu, već pouzdanog partnera koji razumije njihove prioritete. U nastavku vam donosimo nekoliko savjeta, trendova i pitanja koja treba razmotriti:

Jedan event ili više njih?

Iako neke organizacije šalju brief i upit na jedan event, pametnije je tražiti partnera za buduću suradnju. Dugoročni pristup znači da osoblje mora naučiti samo jedan sustav i organizacija može iskoristiti blagodati agregiranja sadržaja na jednoj platformi. Definitivno je efikasnije, zar ne?

Integracija i hibridni potencijal

Iako neke agencije traže cjelokupno rješenje, postoje i  druge koje žele većinu aspekata konferencije imati u svojoj kontroli (upravljanje sažecima, registraciju, bazu podataka članova). To je u redu – vaša platforma ne treba raditi sve; samo se treba dobro slagati s postojećima i učiniti vam posao lakšim. Vaš upit trebao bi dobavljačima jasno objasniti što radite i trebate, a što ne trebate, te bi također trebao otkriti je li dostupna integracija sa postojećim sustavima (poput jedinstvene prijave i API potencijal).

Značajke i popravci

Za svaki događaj u svom portfelju navedite procijenjeni broj sudionika, izlagača, sponzora i predavača. Također je korisno u kratko sastavitii vašu viziju programa (ili pružiti primjer iz prethodne godine), uključujući detalje poput broja sesija uživo, unaprijed snimljenih sesija ili sesija na zahtjev, umrežavanje i broj break out soba, itd. Navedite specifične tehnološke zahtjeve u Excel-ovom radnom listu pod naslovima „must have“, „nice to have“ i „optional“, sa stupcem za odgovore partnera. Ovaj format omogućuje jednostavnu usporedbu na različitim platformama i pomaže pri vaganju relativnih troškova za premium elemente.

Upoznajte svoju publiku‍

Konferencija namijenjena znanstvenim istraživačima i virtualni glazbeni festival zahtijevaju potpuno različita korisnička iskustva. Bez obzira na vaš fokus, jednostavno, elegantno korisničko sučelje stvara vrhunsko iskustvo, veći angažman polaznika i manje glavobolje organizatora.

Usluga i podrška

Razumijevanje dostupnosti i ograničenja vašeg internog tima ključno je pri razvoju briefa. Čime ćete upravljati i što očekujete od partnera? Da li se pruža podrška u svim fazama ili samo tijekom postavljanja? “Generalne probe” ili rani pristup platformi mogu biti važan uvjet. Slično tome, imati partnera koji pruža podršku ne samo organizatorima konferencija, već i govornicima, sponzorima i polaznicima moglo bi biti od presudnog značaja za uspjeh jer to stvara manji pritisak na mali interni tim.

Filozofija cijena

Lakše je usporediti prijedloge platformi kada su vam ponuđene cijene u određenom formatu, recimo po sudioniku, po eventu ili po sesiji. Također je korisno pružiti potencijalnim partnerima uvid u to kako ćete financirati troškove platforme. Korisno je i zatražiti što je moguće detaljnije određivanje cijena. Ponekad premium elementi koji su bili “must have” postaju manje atraktivni kad imaju cijenu.

Reference, reference, reference

Kao i kod mnogih velikih odluka, referenca je ključna. Zatražite reference od organizacija sličnih veličina i opsega, ako je moguće. Pojedinci koji su već surađivali s nekom dobavljačem mogu vam biti najbolji izvor smjernica, posebno u finalnim rundama odlučivanja.